Verwerkersovereenkomst

1. Partijen

Deze verwerkersovereenkomst ("Overeenkomst") is van toepassing tussen:

• Verwerkingsverantwoordelijke ("Klant") — de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een abonnement afneemt op de dienst
• Verwerker — Ai-receptionisten.nl, gevestigd te Musschenbroeklaan 19, 7608SR Almelo, KvK: 42003419

Door gebruik te maken van de dienst en akkoord te gaan met deze verwerkersovereenkomst bij aanmelding, komen partijen overeen dat de verwerker persoonsgegevens verwerkt namens de verwerkingsverantwoordelijke conform de bepalingen in deze overeenkomst en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. Onderwerp en duur

De verwerker verwerkt persoonsgegevens ten behoeve van de levering van de AI-receptionistdienst, waaronder:

• Het beantwoorden van telefoongesprekken en WhatsApp-berichten namens de klant
• Het plannen, wijzigen en annuleren van afspraken
• Het registreren van terugbelverzoeken en boodschappen
• Het versturen van bevestigingen en herinneringen

Deze overeenkomst is geldig zolang de klant een actief abonnement heeft op de dienst. Bij beëindiging van het abonnement worden persoonsgegevens verwijderd conform de bewaartermijnen in de privacyverklaring.

3. Categorieën persoonsgegevens

De verwerker verwerkt de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Contactgegevens — naam, telefoonnummer, e-mailadres van bellers en berichtenverzenders
• Communicatie-inhoud — transcripties van telefoongesprekken, WhatsApp-berichten, terugbelverzoeken
• Afspraakgegevens — datum, tijd, onderwerp en eventuele notities
• Accountgegevens — bedrijfsnaam, contactpersoon, e-mail en adresgegevens van de klant

4. Verplichtingen van de verwerker

De verwerker verbindt zich tot het volgende:

• Persoonsgegevens uitsluitend te verwerken op basis van schriftelijke instructies van de verwerkingsverantwoordelijke
• Passende technische en organisatorische maatregelen te treffen ter beveiliging van persoonsgegevens, waaronder AES-256-GCM encryptie, TLS 1.3 en toegangscontrole
• Medewerkers die toegang hebben tot persoonsgegevens te binden aan geheimhouding
• De verwerkingsverantwoordelijke bij te staan bij het nakomen van diens verplichtingen uit de AVG
• Na beëindiging van de dienstverlening alle persoonsgegevens te verwijderen of terug te geven, naar keuze van de verwerkingsverantwoordelijke
• Alle informatie beschikbaar te stellen die nodig is om naleving van de AVG aan te tonen

5. Subverwerkers

De klant verleent de verwerker algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen voor de uitvoering van de dienst. De verwerker informeert de klant over wijzigingen in subverwerkers via de privacyverklaring.

Categorieën subverwerkers:

• AI-spraakverwerking — gespreksafhandeling en spraaktechnologie
• Telefonieprovider — telefonie, SMS en nummerregistratie
• Messaging-platform — WhatsApp-berichtafhandeling
• Betalingsverwerker — betalingsverwerking
• Hostingprovider — serverinfrastructuur en dataopslag

De verwerker legt aan subverwerkers ten minste dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst.

6. Internationale doorgifte

Voor de uitvoering van de dienst kunnen persoonsgegevens worden verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval treft de verwerker passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen (SCC's), om een adequaat beschermingsniveau te waarborgen.

7. Beveiliging

De verwerker heeft de volgende beveiligingsmaatregelen geïmplementeerd:

• AES-256-GCM encryptie voor opgeslagen persoonsgegevens
• TLS 1.3 voor alle dataverkeer
• Bcrypt hashing voor wachtwoorden
• Role-based toegangscontrole
• Dagelijkse encrypted backups
• Automatische dataminimalisatie (anonimisering na 5 dagen, verwijdering na 30 dagen)

8. Datalekken

Bij een datalek informeert de verwerker de verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging, en in ieder geval binnen 48 uur na ontdekking. De melding bevat ten minste:

• De aard van het datalek
• De categorieën en het geschatte aantal betrokkenen
• De waarschijnlijke gevolgen
• De maatregelen die zijn genomen om het lek te verhelpen

9. Bewaartermijnen

• Afspraakgegevens: na 5 dagen geanonimiseerd
• Gesprekken en berichten: na 30 dagen verwijderd
• Accountgegevens: bewaard tot beëindiging abonnement

10. Contact