Algemene Voorwaarden

1. Definities

• Dienst — de AI-receptionistdienst aangeboden via ai-receptionisten.nl
• Aanbieder — Ai-receptionisten.nl, gevestigd te Almelo (KvK: 42003419)
• Klant — de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een abonnement afneemt
• Eindgebruiker — een persoon die belt naar of een bericht stuurt via het telefoonnummer of WhatsApp van de klant
• AI-receptionist — het AI-systeem dat namens de klant gesprekken beantwoordt en berichten afhandelt

2. Doel van de dienst

AI-Receptionisten.nl levert een AI-ondersteunde receptionistdienst voor zakelijke communicatie, waaronder het beantwoorden van algemene vragen, het aannemen van telefoongesprekken en WhatsApp-berichten, het registreren van terugbelverzoeken en het plannen, wijzigen of annuleren van afspraken.

3. Abonnement en betaling

De dienst is beschikbaar via een maand- of jaarabonnement:

• Maandelijks: €50 per maand (excl. btw), maandelijks opzegbaar
• Jaarlijks: €500 per jaar (excl. btw, 2 maanden gratis), jaarlijks opzegbaar

Activatie en terugkerende facturatie verlopen via Stripe. Een actieve Stripe checkout en abonnement zijn vereist voordat een telefoonnummer en AI-receptionist worden geactiveerd. Bij opzegging behoudt de klant toegang tot het einde van de lopende factureringsperiode.

Binnen het maandabonnement zijn inbegrepen: huur van het standaard 0970-telefoonnummer, afspraakbevestigingen per sms, ontvangen oproepen op fair-use basis, en 200 aangemaakte afspraken per maand.

Na opzegging stopt de terugkerende incasso voor nieuwe periodes. Omdat de dienst vooraf wordt betaald, blijft de dienst actief tot het einde van de reeds betaalde periode. Als een terugkerende Stripe-incasso mislukt, blijft de dienst eveneens actief tot het einde van de reeds betaalde lopende periode.

Na afloop van die betaalde periode verleent AI-Receptionisten.nl nog één extra maand standby/cooldown. Tijdens die standbyperiode ontvangen bellers en WhatsApp-contacten uitsluitend het door de klant ingestelde cooldown- of verhuisbericht. Als de klant geen cooldownbericht instelt, gebruikt AI-Receptionisten.nl de opgeslagen website-URL als fallback-verwijzing.

Na afloop van de standbyperiode wordt het telefoonnummer vrijgegeven aan de leverancier en is het niet langer beschikbaar via AI-Receptionisten.nl. Het standaard 0970-nummer is niet overdraagbaar.

3a. Afspraken-bundels (overage)

Wanneer in een lopende maand meer dan 200 afspraken worden aangemaakt door de AI-receptionist, wordt automatisch een afspraken-bundel van €50 (excl. btw) in rekening gebracht. Elke bundel geeft recht op 200 extra afspraken.

• Telling: Elke door de AI-receptionist aangemaakte afspraak telt mee, ongeacht of de afspraak later wordt gewijzigd of geannuleerd door de eindgebruiker of de klant.
• Geen vervaldatum: Niet-verbruikt bundelsaldo blijft permanent geldig en wordt meegenomen naar volgende factureringsperiodes. Een bundel die in januari is gekocht en niet volledig is verbruikt, blijft beschikbaar als reserve voor latere maanden.
• Verbruiksvolgorde: Het systeem gebruikt eerst de 200 inbegrepen afspraken van de lopende maand. Pas daarna wordt het bundelsaldo aangesproken.
• Automatische aankoop: Wanneer zowel de inbegrepen afspraken als het bundelsaldo zijn verbruikt en er een nieuwe afspraak wordt aangemaakt, wordt automatisch een nieuwe bundel van €50 in rekening gebracht via de aanwezige Stripe-betaalmethode.
• Bij opzegging: Niet-verbruikt bundelsaldo komt te vervallen bij beëindiging van het abonnement en wordt niet uitbetaald.

Receptionistminuten en inkomende gesprekken vallen onder fair use. AI-Receptionisten.nl kan in de toekomst, op basis van redelijke gebruiksgrenzen, aanvullende top-ups of credits invoeren voor gebruik dat structureel buiten fair use valt.

4. Toegestane toepassingen

De dienst is geschikt voor:

• Algemene klantcommunicatie en telefonische bereikbaarheid
• Afspraakplanning, -wijziging en -annulering
• Veelgestelde vragen, openingstijden en route-informatie
• Prijsindicaties en terugbelverzoeken
• Vergelijkbare niet-gevoelige communicatie

5. Niet-toegestane toepassingen

Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van AI-Receptionisten.nl en zonder aanvullende afspraken over privacy en compliance is het niet toegestaan de dienst te gebruiken voor:

• Medische intake of triage
• Verwerking van gezondheidsgegevens
• Juridische of andere hoog-risico intakeprocessen
• Processen waarbij bijzondere persoonsgegevens structureel worden verwerkt

6. Verantwoordelijkheid van klant

Klant is verantwoordelijk voor:

• De rechtmatigheid van het gebruik van de dienst binnen zijn of haar onderneming
• De informatie, kennis, instructies en inhoud die via het dashboard of andere koppelingen aan de AI wordt verstrekt
• Het informeren van eindgebruikers, bellers en berichtenverzenders over het gebruik van een AI-ondersteunde receptionist, voor zover dat op grond van toepasselijke wet- en regelgeving vereist is

7. Beperking van instructies aan de AI

Klant zal de AI niet instrueren om bijzondere persoonsgegevens uit te vragen, te bewaren of samen te vatten, en zal prompts, kennisbankinhoud en workflows hierop inrichten.

8. Internationale gegevensverwerking

Voor de uitvoering van de dienst kan AI-Receptionisten.nl gebruikmaken van externe technologie- en hostingpartners. Daarbij kunnen persoonsgegevens worden verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte. AI-Receptionisten.nl zal daarbij passende contractuele en organisatorische waarborgen toepassen voor zover wettelijk vereist.

9. Subverwerkers

Klant stemt ermee in dat AI-Receptionisten.nl gebruikmaakt van zorgvuldig geselecteerde subverwerkers voor onder meer telefonie, messaging, agenda-integraties, hosting en AI-functionaliteit. Een actuele lijst van essentiële subverwerkers wordt bekendgemaakt via de privacyverklaring.

10. WhatsApp-koppeling

Voor WhatsApp-functionaliteit kan een aparte activatiestap via Meta vereist zijn. Klant begrijpt dat voor die koppeling aanvullende voorwaarden van Meta en/of gekoppelde platformaanbieders gelden en dat AI-Receptionisten.nl niet verantwoordelijk is voor beperkingen of beleidswijzigingen van dergelijke derden.

Als de klant WhatsApp templateberichten gebruikt buiten het 24-uurs servicevenster van Meta, worden de bijbehorende kosten rechtstreeks door Meta in rekening gebracht aan het eigen Meta Business account van de klant. Deze kosten vallen niet binnen het Stripe-abonnement van AI-Receptionisten.nl.

De klant is zelf verantwoordelijk voor het instellen en onderhouden van een geldige betaalmethode binnen Meta Business, onder meer via business.facebook.com, wanneer de klant gebruik wil maken van betaalde templateberichten.

11. Beschikbaarheid en aansprakelijkheid

Wij streven naar maximale beschikbaarheid van de dienst, maar kunnen geen 100% uptime garanderen. AI-Receptionisten.nl is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gederfde winst of gevolgschade. De totale aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat de klant in de voorafgaande 3 maanden aan abonnementskosten heeft betaald.

12. Opschorting of beperking

AI-Receptionisten.nl mag het gebruik van de dienst beperken, tijdelijk uitschakelen of aanvullende voorwaarden stellen indien het concrete vermoeden bestaat dat de dienst wordt gebruikt in strijd met deze voorwaarden, toepasselijke privacywetgeving of de voorwaarden van ingeschakelde technologiepartners.

Tijdens de hiervoor beschreven standby/cooldownperiode zijn normale betaalde functies uitgeschakeld. Dat betekent onder meer: geen afspraakboeking, geen kennisbankantwoorden, geen doorverbinden en geen normale AI-receptionistflow.

13. Toepasselijk recht

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Overijssel.

14. Contact